Zadbaj o swoje akta, czyli profesjonalne przechowywanie dokumentów

Czy takim obowiązkiem jak przechowywanie dokumentów firmowych możemy zająć się sami. Czy lepiej rozpocząć współpracę z firmą, która oferuje profesjonalne przechowywanie akt? Dzięki temu artykułowi nieco łatwiej podejmiesz ostateczną decyzję.

Przechowywanie dokumentów w firmie – z czym musisz się liczyć?

Aby zadbać o właściwe przechowywanie akt, będziesz musiał zaopatrzyć się w odpowiednie meble. Bez tego się nie obędzie. Tutaj warto zaznaczyć, na czym polega przechowywanie dokumentów zgodne z RODO. Żeby przestrzegać obowiązujących przepisów musimy tak zaplanować proces, żeby uchronić dane przed ewentualnym wyciekiem. RODO nie precyzuje jednak, jakich mebli mamy użyć, co w pewien sposób utrudnia sprawę. Wybór jest więc nieskończony. Trudno się wiec dziwić, że wiele przedsiębiorstw nie wie, jak dokładnie zadbać o przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO. Czasem problemem po prostu okazują się niedostateczne fundusze. Niestety przechowywanie akt firmowych z uwzględnieniem nowoczesnych technologii to spory wydatek.

Przechowywanie dokumentów firmowych a współpraca ze specjalistami

W tym wariancie nie musimy martwić się o to, jakie technologie wybrać, żeby przechowywanie akt firmowych było w pełni bezpieczne. O wszystkie te kwestie zatroszczy się usługodawca. Takim podmiotem jest np. EkoAkta. Współpraca ze specjalistą oznacza, że:

1. naszą dokumentacją zajmą się wykwalifikowane osoby, które doskonale wiedzą, jak zorganizować i wdrożyć przechowywanie akt firmowych
   Taka załoga dysponuje wieloletnim doświadczeniem i świetnie orientuje się w obowiązujących przepisach.
2. zyskujemy dostęp do nowoczesnych technologii
   Nowoczesne przechowywanie dokumentów i akt oznacza, że w procesie zostaną użyte zaawansowane bariery logiczne i fizyczne.
3. unikniemy ewentualnych kar
   Podmioty, które zaniedbują przechowywanie dokumentów i akt firmowych muszą liczyć się z większym ryzykiem wycieku danych. Złamanie RODO może dużo kosztować. Do tego dochodzą straty wizerunkowe, które trudno jest wycenić. Bez wątpienia więc warto zadbać o właściwie przechowywanie i archiwizowanie dokumentów.

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów i akt – jak dbają o to specjaliści?

Eksperci działający w tej branży dysponują specjalnymi obiektami, które są przygotowane na przechowywanie dokumentów w wersji papierowej oraz elektronicznej. Do takich przestrzeni mają dostęp tylko upoważnione osoby. Niezwykle przydatną usługą, towarzyszącą przechowywaniu dokumentacji, jest archiwizacja akt. Takie uporządkowanie nadaje kształt całemu archiwum i sprawia, że zbiory są dużo bardziej funkcjonalne.

Na przechowywanie dokumentów poza siedzibą można zdecydować się nie tylko ze względów bezpieczeństwa. Klienci doceniają również to, że mogą w ten sposób zwolnić przestrzeń biurową i lepiej wykorzystać dostępny metraż. Czasem wybór współpracy ze specjalistą to szansa na zmianę siedziby na bardziej prestiżową lokalizację.

Źródło: Ekoakta.pl