Czym zachęcić potencjalnych uczestników do udziału w konferencji biznesowej naszej firmy?

Organizacja konferencji wymaga nie tylko umiejętności organizacyjnych, ale przede wszystkim właściwego miejsca, w którym może się odbyć. Jej powodzenie w dużej zależy od samego usytuowania obiektu. Nie bez znaczenia jest bliska odległość od centrum miasta, czy dostępność komunikacji miejskiej. Sprawdź, czym jeszcze wyróżnia się dobra sala konferencyjna, która zachęca uczestników do udziału w wydarzeniu.

Co powinna oferować sala konferencyjna?

Atrakcyjna sala konferencyjna to przede wszystkim kwestia jej lokalizacji W przypadku Warszawy największą popularnością cieszą się obiekty położone przy Alejach Jerozolimskich. Bliska odległość od Dworca Centralnego pozwala na swobodną komunikację, nawet w przypadku, kiedy uczestnicy wydarzenia przyjeżdżają z innych miast. Jest to jednak zaledwie jedna z cech, na które zwracają uwagę organizatorzy. Dla części z nich bardzo ważne może być położenie na lokalu na najwyższych piętrach budynku. To sprawia, że można liczyć na atrakcyjny widok, który docenią uczestnicy konferencji. Ważny jest także sam układ pomieszczeń.

Istotną kwestią przy wyborze odpowiedniego miejsca do zorganizowania szkolenia, czy konferencji jest ilość miejsc, jaką ono oferuje. Firmy świadczące wynajem sal zazwyczaj proponują kilka rozwiązań. Są to:

• pokoje mieszczące do 12 osób pozwalają na kameralne spotkanie,
• większe pomieszczenia do 60 osób umożliwiające organizację dla szerszego grona pracowników.

– „Dodatkowym atutem firm oferujących wynajem pomieszczeń konferencyjnych jest możliwość skorzystania z pomocy technicznej lub opcja zorganizowania obiadu, czy drobnego poczęstunku na tak zwanej przerwie kawowej” — zauważa specjalista z Centrum Konferencyjnego AS-BUD.

Na jakie wyposażenie dodatkowe można liczyć przy wyborze sali konferencyjnej?

Decydując się na wybór sali konferencyjnej, warto sprawdzić, na jakie elementy wyposażenia można liczyć. Firmy oferujące wysokie standardy to szereg udogodnień takich jak między innymi:

• dowolne ustawienie sali,
• dostęp do sieci Wi-Fi,
• klimatyzacja,
• projektor,
• nagłośnienie,
• laptop,
• flipcharty.

Kwestia dodatkowego wyposażenia jest bardzo ważna, ponieważ w wielu przypadkach pozwala na sprawniejsze przeprowadzenie konferencji. Organizatorzy nie muszą obawiać się sytuacji, w której nie mieliby możliwości zaprezentowania zebranym uczestnikom np. prezentacji ze swojego laptopa. Dodatkowo istotna jest wspomniana już pomoc techniczna dostępna przez cały czas trwania wydarzenia. Niespodziewane sytuacje, czy usterki sprzętu są często niezależne od prowadzących. Jednak w takim momencie emocje często biorą górę. W takiej sytuacji dobrze jeżeli na sali czuwa osoba, która będzie mogła opanować kryzys.

Decydując się na organizację konferencji, warto skorzystać z ofert sprawdzonych firm. Dzięki temu można liczyć na wyjątkowo atrakcyjną lokalizację, komfortowe warunki na miejscu i wiele udogodnień, a to motywuje uczestników do udziału w wydarzeniu.