Cyfrowy format dokumentów firmowych, czyli kto skorzysta na skanowaniu akt?

Cyfrowy format dokumentów firmowych

Digitalizacja i cyfryzacja to procesy, o których mówi się bardzo często w kontekście przedsiębiorstw. Właściwie każda firma digitalizuje swoje akta, część jedna robi to na szerszą skalę. Dlaczego warto zadbać o masową digitalizację i komu zlecić to zadanie? Dziś staramy się odpowiedzieć na te pytania.

Jakie są zalety digitalizacji dokumentów w firmie?

  • Możliwość bezproblemowej pracy zdalnej

Coraz więcej firm decyduje się na model pracy zdalnej. W ten sposób przedsiębiorstwo nie musi ograniczać się w poszukiwaniu talentów, bo kwestie zamieszkania przestają być problemem. Nierzadko też przedsiębiorstwa fizyczną siedzibę firmy traktują jako bazę, w której odbywają się jedynie spotkania z klientami oraz zebrania zespołu, natomiast regularna praca odbywa się poza biurem. Żeby móc korzystać ze wszystkich zalet tego modelu, konieczny jest dostęp do zdigitalizowanej dokumentacji.

  • Ochrona dokumentacji

Umowy, faktury, cenne rysunki techniczne czy materiały wideo – na każdym takim dokumencie ząb czasu odciśnie się mocniej, jeśli materiał ma charakter analogowy. Digitalizacja to zabezpieczenie przed zniszczeniem i pewność, że również za jakiś czas każdy szczegół zapisu będzie charakteryzował się świetną jakością.

  • Sprawniejsza organizacja

Pod tym enigmatycznie brzmiącym hasłem kryje się bardzo wiele kwestii. Im więcej akt zdigitalizujemy, tym więcej miejsca w firmie i tym mniejsze koszty przechowywania analogowych dokumentów. Zmniejszają się też wydatki związane z wydrukiem, kopiowaniem oraz przesyłaniem dokumentacji. Dodatkowo elektroniczna baza danych jest po prostu bardziej funkcjonalna niż szafa wypełniona po brzegi teczkami i segregatorami. Nawet jeśli zadbaliśmy o profesjonalną archiwizację papierowych akt, taki zbiór nigdy nie pozwoli nam tak szybko wyszukać pożądanego dokumentu, co archiwum elektroniczne.

Na czym polega profesjonalna usługa skanowania dokumentów i konwersji danych?

Przedsiębiorstwa działające w tej branży starają się jak najdokładniej oddać szczegóły oryginału. Żeby to było możliwe, konieczne jest wykorzystanie zaawansowanych urządzeń. Digitalizacja dokumentacji to jednak nie tylko skanowanie. Jeśli zatrzymamy się na tym etapie, otrzymamy jedynie chaotyczny zbiór cyfrowych plików. Istotne jest jeszcze odpowiednie indeksowanie treści, a więc opisanie ich. Dopiero na tej podstawie można stworzyć funkcjonalną bazę danych, a następnie wykorzystywać różnorodne kryteria wyszukiwania.

Warto znaleźć profesjonalistę, który skanuje dokumentację ( ConvertUp – skanowanie dokumentów ) do różnych formatów (najpopularniejsze to PDF, JPG i TIF) oraz zajmuje się nie tylko tradycyjnymi aktami, takimi jak np. faktury, ale też dokumentacją techniczną. Dobrze jest też sprawdzić, w jakim stopniu przedsiębiorstwo jest się w stanie dopasować do naszych oczekiwań. Tacy usługodawcy jak np. Rhenus Data Office Polska proponują katalogowanie z opisem ręcznym oraz z wykorzystaniem elektronicznych narzędzi; zajmują się też przetwarzaniem różnorodnych formatów, również tych niestandardowych.

Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments

Informacja o ciasteczkach

Zgodnie z Art. 173, pkt. 1 Ustawy z dn. 16.11.2012 r. (Dz.U. poz. nr 1445) Informujemy, że ta strona korzysta z plików cookies.

Odwiedzając naszą stronę bez dokonania zmian ustawień swojej przeglądarki, wyrażasz zgodę na wykorzystanie przez nas plików cookies w celu ułatwienia korzystania z serwisu.


Artykuł sponsorowany

Wzbudź zainteresowanie Czytelnika i zamieść artykuł w naszym serwisie.

Szczegóły: Publikacja artykułu